Guía práctica de reporte IFTA para empresas de transporte

Dirigir una empresa de transporte significa mantenerte al día con los impuestos sobre el combustible. Comprender cómo funciona el reporte IFTA puede ayudarte a mantenerte al día con tus obligaciones fiscales, evitar sanciones y mantener tu negocio andando.En esta guía, desglosamos todo lo que los transportistas y propietarios de flotas deben saber sobre el reporte IFTA: qué es, quién debe reportar, cómo hacerlo y cómo simplificar el proceso.

¿Qué es el reporte IFTA?

El Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA, por sus siglas en inglés) es un acuerdo entre los 48 estados contiguos de EE. UU. y 10 provincias de Canadá que simplifica el reporte de impuestos sobre el combustible para los transportistas que operan en múltiples jurisdicciones.

Antes de IFTA, los transportistas debían presentar reportes separados en cada estado o provincia por donde circulaban. Con IFTA, solo es necesario presentar un reporte trimestral ante tu jurisdicción base, la cual se encarga de distribuir los impuestos correspondientes a las demás áreas donde operaste. Este sistema asegura una distribución justa basada en las millas recorridas en cada región.

👉 Fuente: IFTA Inc.

¿Quién debe presentar reportes IFTA?

Estás obligado a presentar reportes IFTA si operas vehículos comerciales calificados a través de fronteras estatales o provinciales. Según las directrices de IFTA, esto incluye vehículos que:

• Tienen tres o más ejes (sin importar el peso), o
• Tienen dos ejes y un peso bruto (GVWR) superior a 26,000 libras (11,797 kg), o
• Se utilizan en combinación con otro vehículo y el peso total supera las 26,000 libras.

Si solo operas dentro de un solo estado o provincia, el IFTA no aplica.

👉 Fuente: Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA)

¿Cuándo se presentan los reportes IFTA?

Los reportes deben presentarse de manera trimestral, con los siguientes plazos estándar:

No presentar a tiempo puede generar multas, cargos por intereses e incluso la suspensión de tu licencia IFTA.

¿Cómo presentar un reporte IFTA?

Este es el proceso habitual:

1. Obtén tu licencia IFTA: Solicítala junto con las calcomanías correspondientes a través del Departamento de Hacienda de tu estado base.
2. Registra tus millas: Lleva un control de las millas recorridas en cada jurisdicción. Muchos utilizan dispositivos electrónicos (ELD) o sistemas GPS para automatizar esta tarea. (Idealmente, el sistema debe registrar su ubicación al menos cada 15 minutos).
3. Conserva los recibos de combustible: Anota dónde, cuándo y cuánto combustible compraste. Guarda estos registros por al menos cuatro años en caso de una auditoría.
4. Calcula el rendimiento de combustible (MPG): Divide las millas totales por los galones comprados.
5. Determina los impuestos a pagar: Calcula los impuestos según las tasas vigentes en cada jurisdicción (las tasas cambian trimestralmente).
6. Presenta y paga: Puedes presentar el reporte en línea, por correo o en persona, según las normas de tu jurisdicción.

👉 Fuente: Asociación Americana de Camioneros (ATA)

¿Qué pasa si no presentas el reporte a tiempo?

No cumplir con los plazos puede resultar en:

• Multas e intereses.
• Suspensión de la licencia IFTA (lo que te impide operar legalmente en jurisdicciones IFTA).
• Estimaciones fiscales (“jeopardy assessments”) que podrían ser más altas que tu obligación real.

Si te atrasas, es clave presentar lo antes posible y coordinar con tu estado base para restablecer tu licencia.

Cómo simplificar el cumplimiento del IFTA

Registrar manualmente los datos de combustible y las millas puede ser complicado y propenso a errores. Por eso, muchos transportistas usan software especializado o plataformas TMS (Transportation Management System) para automatizar el proceso.

En Summar Financial, ayudamos a nuestros clientes a optimizar sus operaciones. No solo con factoring rápido y descuentos en combustible, sino también brindando orientación sobre herramientas que integran el seguimiento IFTA en su rutina diaria.

✅ Consejo: Si usas la Tarjeta de Combustible Summar o el TMS gratuito de Summar, tendrás registros digitales de tus compras de combustible listos para facilitar tu reporte IFTA.

Consejos finales para cumplir con IFTA

• Consulta las tarifas por jurisdicción cada trimestre: Las tarifas cambian frecuentemente.
• Guarda los registros durante al menos 4 años: Incluso si usas herramientas digitales, eres responsable de conservar los documentos de respaldo.
• Revisa antes de enviar: Errores pequeños pueden causar sanciones o retrasos.

Socio estratégico para una operación sin complicaciones

En Summar, sabemos que el transporte va más allá de conducir: es administrar un negocio. Por eso nuestras soluciones de factoring incluyen servicios de valor agregado para ayudarte a mantenerte en la carretera, cumplir con las regulaciones y mantener tu rentabilidad.

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